Jazz Pharmaceuticals

  • Customer Services Associate - 12-18 month fixed term contract

    Lieux d’emploi FR-Lyon
    Date de publication 1 month ago(1 month ago)
    ID
    2018-3748
    Expérience minimum (années)
    3
    Categorie
    Commercial - EU/RoW
  • Présentation générale

    Jazz Pharmaceuticals est une société biopharmaceutique internationale axée sur l’amélioration de la vie des patients par l’identification, le développement et la commercialisation de produits pertinents pour répondre aux besoins médicaux insatisfaits. Nous continuons à développer notre portefeuille de produits commerciaux et notre pipeline de recherche et développement dans des domaines thérapeutiques où nous sommes en mesure d’exploiter notre expertise unique.


    Nos domaines thérapeutiques prioritaires comprennent le sommeil et l’hématologie/l’oncologie – des domaines dans lesquels nous avons une compréhension approfondie du parcours du patient ainsi qu’une suite de produits et de produits candidats pour répondre aux besoins essentiels.


    Nous recherchons actuellement les meilleurs talents possibles pour leur demander de se joindre à notre équipe. Si vous désirez faire partie d’une entreprise qui s’engage sans relâche à améliorer la vie des patients tout en fournissant un milieu de travail agréable, nous vous invitons à explorer nos possibilités de carrière et à vous renseigner sur Jazz Pharmaceuticals.

    Position Profile

    This opportunity is available in Lyon, France.

    The Customer Services (CS) Associate will work closely with the other CS Associates and the Customer Service Manager to support customer services activities for France, European countries and the Partner Markets region. This will include order management, invoicing, deviations and complaints management, price verification, Stock accuracy/traceability in the system. This will be done in compliance with Jazz SOP and internal procedures. The CS associate will provide customer sales service both reactively & proactively to Jazz Pharma’s internal and extern customers.

    In addition, the CS Associate will be involved in the SCORE project and will participate to the implementation of the new Jazz ERP system. 

    The CS Associate will coordinate with the other CS team members to identify CS needs and requirements for the new ERP, be in contact with the project coordinators in Dublin, work on the different implementation data files and support the CS team to complete implementation milestones in due time.

    Essential Job Functions:

    Job Responsibilities and Requirements:

    Coordinate Sales orders

    • Request and check the required documentation needed to dispatch the product
    • Processing orders and coordinate the actions between warehouse, freight forwarder, customs representatives and customers to make sure that the orders are dispatched in the appropriate temperature conditions and in due time.
    • Prepare certificates and paperwork to accompany orders
    • Ensure consistency between the orders and the trade agreements/contracts.
    • Handle letter of credit and prepare the documents in order to minimize every potential discrepancies.
    • Make sure that every shipment is compliant with our internal policies or any pharmaceutical local requirements.
    • Ensure the product traceability in our informatics system.
    • Work closely with managers, supply chain team and warehouse to avoid or minimize any potential shortages.
    • Respond to customer enquiries in a timely and effective way.
    • Manage in due time deviations or non-conformity files.
    • Keep CS procedures updated.
    • Optimize shipments when possible to reduce transport costs

    Focus on Customers 

    • Act as first port of call for all incoming customer calls.
    • Develop and strengthen relationships with customers/buyers, gain a good understanding of the customer environment & needs.
    • Develop strong relationships with Jazz Pharma sales teams to work together and proactively interact with customers to support their needs and ensure that sales opportunities are optimized.
    • Aim to resolve any potential customer issues in as quick and efficient way as possible, drawing in help from other colleagues as needed.
    • Reinforce and maintain the image of the company as an ethical pharmaceutical company.
    • Liaise with hospitals and or Govt. departments to ensure participation in all contracts and tenders for our products, coordinate completion of tenders and contracts. 

    SCORE Project Support

    • Work closely with the CS Manager to prepare the implementation of the new ERP system.
    • Liaise with Jazz affiliate CS team members to understand their needs and identify any country specifics requirements.
    • Get in touch with the project coordinator team based in Dublin.
    • Update the CS team on a monthly basis.
    • Update and clean-up the master data needed for implementation.
    • Run the required tests and make sure the data are correctly uploaded.
    • May be required to travel to other countries from time to time.

    Additional Business Support

    • Support CS Associates for other countries.
    • Provide Sales reports/feed-backs if required.
    • Maintain the stock and supply situation and proactively manage any supply issues as and when they arise.

    Required Knowledge, Skills, and Abilities

    Candidates will need the following attributes and experience:

    • License and Bachelor’s Degree or equivalent.
    • Knowledge in Export procedures and required paperwork.
    • Good understanding on customs environment & requirements.
    • Previous experience on international shipments.
    • Is comfortable with data management and IT environment.
    • Ideally has already taken part to a new ERP implementation project 

    • Strong interpersonal and communication skills
    • Respect and share the values of Jazz Pharmaceuticals.
    • Ability to work with a cross-functional and multi-cultural teams
    • Ability to work well and deliver under pressure
    • Highly motivated, enthusiastic and customers and patients oriented
    • Excellent spoken/written English skills are essential

    Brève description :

    L’Associé du service à la clientèle (CS) travaillera en étroite collaboration avec les autres Associés CS et le Responsable du service à la clientèle pour apporter une assistance aux activités des services à la clientèle en France, dans les pays européens et dans la région des marchés partenaires. Ses attributions porteront sur la gestion des commandes, la facturation, le traitement des anomalies et des réclamations, la vérification des prix, l’exactitude/la traçabilité des stocks dans le système. Ces missions seront mises en œuvre conformément aux POS et aux procédures internes de Jazz. L’Associé du CS dispensera un service d’assistance commerciale à la fois réactif et proactif aux clients internes et externes de Jazz Pharma.

    En outre, l’Associé du CS interviendra dans le projet SCORE et participera à la mise en œuvre du nouveau système ERP de Jazz.

    L’Associé du CS coordonnera son activité avec celle des autres membres de l’équipe du CS afin d’identifier les besoins et exigences du nouveau système ERP, maintenir le contact avec les coordinateurs de projet à Dublin, travailler sur les différents fichiers de données nécessaires à la mise en œuvre, et aider l’équipe du CS à respecter les échéances de mise en place des différents jalons.

    Principales fonctions du poste :

    Responsabilités et exigences du poste :

    Coordonner les commandes

    • Demander et vérifier la documentation nécessaire à l’expédition du produit
    • Traiter les commandes et coordonner les interventions entre l’entrepôt, le transitaire, les douanes et les clients pour assurer que les commandes sont expédiées dans des conditions de température appropriées et dans les délais impartis.
    • Préparer les certificats et les documents d’accompagnement des commandes
    • Vérifier la cohérence entre les commandes et les accords/contrats commerciaux.
    • Prendre en charge les lettres de crédit et préparer les documents afin de minimiser tous les écarts potentiels.
    • Vérifier la conformité de chaque expédition à nos politiques internes ou aux exigences pharmaceutiques locales.
    • Assurer la traçabilité des produits dans notre système informatique.
    • Travailler en étroite collaboration avec les responsables et les équipes de la chaîne d’approvisionnement et de l’entrepôt afin d’éviter ou de minimiser les éventuelles ruptures de stock.
    • Répondre aux demandes des clients de manière efficace et ponctuelle.
    • Gérer les anomalies et les dossiers de non-conformité en temps voulu.
    • Tenir les procédures du CS à jour.
    • Optimiser les expéditions autant que possible pour réduire les coûts de transport

    Centrage sur les clients

    • Répondre en tant que première ligne aux appels téléphoniques des clients.
    • Développer et renforcer les relations avec les clients/acheteurs, acquérir une bonne compréhension de l’environnement et des besoins des clients.
    • Développer des relations solides avec les équipes commerciales de Jazz Pharma pour collaborer et avoir des échanges proactifs avec les clients afin de répondre à leurs besoins et à assurer que les opportunités commerciales sont exploitées au mieux.
    • Chercher à résoudre les problèmes potentiels des clients de la manière la plus rapide et la plus efficace possible, quitte à se faire aider par d’autres collègues.
    • Renforcer et entretenir l’image de l’entreprise en tant que compagnie pharmaceutique éthique.
    • Collaborer avec les hôpitaux et/ou les pouvoirs publics pour assurer qu’ils concourent à tous les contrats et appels d’offres pour nos produits, coordonner la réponse aux appels d’offres et l’exécution des contrats. 

    Apporter une assistance au projet SCORE

    • Travailler en étroite collaboration avec le responsable du CS pour préparer la mise en place du nouveau système ERP.
    • Collaborer avec les membres de l’équipe du CS de la filiale de Jazz pour appréhender ses besoins et identifier les exigences spécifiques à chaque pays.
    • Prendre contact avec l’équipe coordinatrice du projet basée à Dublin.
    • Rendre compte à l’équipe du CS chaque mois.
    • Mettre à jour et nettoyer la base de données maître nécessaire à la mise en place.
    • Effectuer les tests nécessaires et vérifier que les données ont été correctement téléchargées.
    • Des déplacements occasionnels dans d’autres pays peuvent être nécessaires.

    Apport d’assistance complémentaire

    • Apporter une assistance aux Associés du CS d’autres pays.
    • Faire des rapports/retours sur le plan commercial au besoin.
    • Prendre en charge la situation des stocks et de l’approvisionnement et gérer proactivement tout problème d’approvisionnement dès qu’il survient.

    Connaissances, compétences et aptitudes requises

    Les candidats devront posséder les qualifications et l’expérience suivantes :

    • Licence, diplôme de baccalauréat ou équivalent.
    • Une bonne connaissance des procédures d’exportation et des formalités nécessaires.
    • Une bonne compréhension de l’environnement et des exigences douanières.
    • Une expérience antérieure du secteur des expéditions internationales.
    • Évoluer avec aise dans un environnement informatique et de gestion des données.
    • Idéalement, le candidat aura déjà participé à un nouveau projet de mise en place d’ERP

    • Posséder de solides compétences en matière de relations et de communication
    • Respecter et partager les valeurs de Jazz Pharmaceuticals.
    • Avoir la capacité de travailler avec des équipes multidisciplinaires et multiculturelles
    • Avoir une bonne capacité à fonctionner et tenir ses engagements sous pression
    • Être fortement motivé(e), enthousiaste et centré(e) sur les clients et les patients

    Une excellente maîtrise de l’anglais parlé/écrit est indispensable

    Jazz Pharmaceuticals is an Equal Opportunity Employer.

    Jazz Pharmaceuticals is an Equal Opportunity Employer.

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